Pendahuluan
Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya, jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang mati.
Adapun kegiatan yang dilaksanakan merupakan turunan dari program organisasi. Dengan adanya kegiatan maka seluruh sumber daya dalam organisasi tersebut dilibatkan dalam proses pengkaderan untuk suatu capaian tertentu (baik capaian individu maupun organisasi). Adapun wadah dalam menjalankan kegiatan yang disebut kepanitiaan. Kepanitiaan ini berfungsi untuk mengatur kegiatan agar berjalan dengan sistem manajerial yang baik. Karena ada tanggung jawab yang besar dalam kepanitiaan, maka dibutuhkan suatu strategi kerja panitia, yang akan mengarahkan kerja dan proses dalam kepanitiaan.
Dalam kepanitiaan setiap orang dapat berproses dan memperoleh tanggungjawab. Untuk itu kepanitiaan merupakan proses pengkaderan yang paling efektif dalam sebuah organisasi. Dengan mempelajari strategi kepanitiaan, diharapkan setiap individu mampu dalam mengendalikan suatu kepanitiaan dan berproses dalam pengkaderan yang dilakukan..
Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya, jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang mati.
Adapun kegiatan yang dilaksanakan merupakan turunan dari program organisasi. Dengan adanya kegiatan maka seluruh sumber daya dalam organisasi tersebut dilibatkan dalam proses pengkaderan untuk suatu capaian tertentu (baik capaian individu maupun organisasi). Adapun wadah dalam menjalankan kegiatan yang disebut kepanitiaan. Kepanitiaan ini berfungsi untuk mengatur kegiatan agar berjalan dengan sistem manajerial yang baik. Karena ada tanggung jawab yang besar dalam kepanitiaan, maka dibutuhkan suatu strategi kerja panitia, yang akan mengarahkan kerja dan proses dalam kepanitiaan.
Dalam kepanitiaan setiap orang dapat berproses dan memperoleh tanggungjawab. Untuk itu kepanitiaan merupakan proses pengkaderan yang paling efektif dalam sebuah organisasi. Dengan mempelajari strategi kepanitiaan, diharapkan setiap individu mampu dalam mengendalikan suatu kepanitiaan dan berproses dalam pengkaderan yang dilakukan..
Pengertian
Panitia adalah sekumpulan orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
Panitia dapat dibentuk melalui proses recruitment yang dilakukan senat atau lembaga yang memandatkan suatu pekerjaan. Selain itu panitia pun dapat dibentuk dengan melihat kompetensi individu yang ada, sesuai dengan tugas atau tanggugjawab yang diberikan.
Adapun jenis-jenis panitia berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang diberikan, seperti : Panitia Kerja, Panitia Anggaran, Panitia Lomba Karya Tulis, Panitia Ad Hock, Panitia Pekan Olah Raga, dan lainnya.
Panitia adalah sekumpulan orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
Panitia dapat dibentuk melalui proses recruitment yang dilakukan senat atau lembaga yang memandatkan suatu pekerjaan. Selain itu panitia pun dapat dibentuk dengan melihat kompetensi individu yang ada, sesuai dengan tugas atau tanggugjawab yang diberikan.
Adapun jenis-jenis panitia berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang diberikan, seperti : Panitia Kerja, Panitia Anggaran, Panitia Lomba Karya Tulis, Panitia Ad Hock, Panitia Pekan Olah Raga, dan lainnya.
Strategi kepanitiaan
Strategi kepanitiaan merupakan cara, metode atau siasat yang digunakan oleh panitia dalam suatu kepanitiaan, sehingga tujuan dari kegiatan tersebut dapat tercapai.
Pembentukan seksi dalam kepanitiaan adalah berdasarkan kebutuhan dari kegiatan. Jika kegiatan yang akan diadakan berkapasitas besar dan membutuhkan tanggung jawab besar maka seksinya harus detail dan membutuhkan orang yang banyak, namun jika kecil maka yang terjadi sebaliknya. Contoh seksi-seksi dalam kepanitiaan : Seksi Acara, Seksi Perlengkapan, Seksi Dekorasi, Seksi Usaha Dana, Seksi Konsumsi dan seksi lainnya.
Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan adalah :
1.Munculnya ide/ rencana kegiatan.
Ide kegiatan ada untuk melaksanakan program yang telah disusun oleh pengurus senat. Untuk itu sebelum kegiatan dilaksanakan perlu adanya tujuan kegiatan, sehingga nantinya kegiatan tersebut dapat diukur keberhasilannya. Ide atau rencana kegiatan sebelum dilimpahkan kepada kepanitiaan untuk dikerjakan, seringkali didiskusikan dulu oleh senat dengan orang-orang yang berkompeten (sering digodok oleh steering comitee). Hal ini terjadi agar kegiatan yang merupakan turunan program dapat menjawab tujuan diadakannya kegiatan tersebut.
2.Rapat awal/ persiapan
Rapat awal kepanitiaan ini berfungsi; untuk men-share ide atau rencana kegiatan (oleh steering comitee), menentukan kedudukan masing-masing individu dalam panitia, menyusun & menyepakati Job description, merencanakan & membuat time schedule kerja panitia. Setelah rapat awal, diusahakan proposal kegiatan telah diselesaikan oleh panitia.
3.Rapat-rapat panitia lanjutan
Rapat-rapat lanjutan dapat dilakukan oleh seluruh anggota panitia ataupun dilakukan di masing-masing seksi yang ada.
4.Melakukan persiapan-persiapan kegiatan dan koordinasi antar seksi dalam kepanitiaan
5.Pelaksanaan kegiatan
Pada saat pelaksanaan kegiatan, setiap seksi bertanggung jawab terhadap peran yang diberikan kepadanya. Jika ada seksi yang tidak bertugas pada saat pelaksanaan kegiatan (misalkan seksi usaha dana), maka dapat diperbantukan kepada seksi lainnya.
6.Evaluasi
Evaluasi dilakukan setelah kegiatan selesai. Adapun hal-hal yang perlu dievaluasi :
Kinerja kepanitiaan
Capaian kegiatan (secara kuantitatif ataupun kualitatif)
Respon peserta kegiatan
Adanya usul dan saran
7.Membuat Laporan kegiatan (Laporan pelaksanaan & keuangan kegiatan)
Laporan dibuatkan per-seksi, setelah itu ketua panitia bersama sekretaris & bendahara membuatkan laporan keseluruan kegiatan.
Strategi kepanitiaan merupakan cara, metode atau siasat yang digunakan oleh panitia dalam suatu kepanitiaan, sehingga tujuan dari kegiatan tersebut dapat tercapai.
Pembentukan seksi dalam kepanitiaan adalah berdasarkan kebutuhan dari kegiatan. Jika kegiatan yang akan diadakan berkapasitas besar dan membutuhkan tanggung jawab besar maka seksinya harus detail dan membutuhkan orang yang banyak, namun jika kecil maka yang terjadi sebaliknya. Contoh seksi-seksi dalam kepanitiaan : Seksi Acara, Seksi Perlengkapan, Seksi Dekorasi, Seksi Usaha Dana, Seksi Konsumsi dan seksi lainnya.
Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan adalah :
1.Munculnya ide/ rencana kegiatan.
Ide kegiatan ada untuk melaksanakan program yang telah disusun oleh pengurus senat. Untuk itu sebelum kegiatan dilaksanakan perlu adanya tujuan kegiatan, sehingga nantinya kegiatan tersebut dapat diukur keberhasilannya. Ide atau rencana kegiatan sebelum dilimpahkan kepada kepanitiaan untuk dikerjakan, seringkali didiskusikan dulu oleh senat dengan orang-orang yang berkompeten (sering digodok oleh steering comitee). Hal ini terjadi agar kegiatan yang merupakan turunan program dapat menjawab tujuan diadakannya kegiatan tersebut.
2.Rapat awal/ persiapan
Rapat awal kepanitiaan ini berfungsi; untuk men-share ide atau rencana kegiatan (oleh steering comitee), menentukan kedudukan masing-masing individu dalam panitia, menyusun & menyepakati Job description, merencanakan & membuat time schedule kerja panitia. Setelah rapat awal, diusahakan proposal kegiatan telah diselesaikan oleh panitia.
3.Rapat-rapat panitia lanjutan
Rapat-rapat lanjutan dapat dilakukan oleh seluruh anggota panitia ataupun dilakukan di masing-masing seksi yang ada.
4.Melakukan persiapan-persiapan kegiatan dan koordinasi antar seksi dalam kepanitiaan
5.Pelaksanaan kegiatan
Pada saat pelaksanaan kegiatan, setiap seksi bertanggung jawab terhadap peran yang diberikan kepadanya. Jika ada seksi yang tidak bertugas pada saat pelaksanaan kegiatan (misalkan seksi usaha dana), maka dapat diperbantukan kepada seksi lainnya.
6.Evaluasi
Evaluasi dilakukan setelah kegiatan selesai. Adapun hal-hal yang perlu dievaluasi :
Kinerja kepanitiaan
Capaian kegiatan (secara kuantitatif ataupun kualitatif)
Respon peserta kegiatan
Adanya usul dan saran
7.Membuat Laporan kegiatan (Laporan pelaksanaan & keuangan kegiatan)
Laporan dibuatkan per-seksi, setelah itu ketua panitia bersama sekretaris & bendahara membuatkan laporan keseluruan kegiatan.
Fokus dalam kepanitiaan
Ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam kepanitiaan. Hal-hal ini memiliki pengaruh dalam meningkatkan kinerja kepanitiaan secara keseluruhan. Adapun hal-hal tersebut adalah :
Peran pemimpin/ ketua/ koordinator
Pemimpin harus mampu memotivasi anggota agar bekerja sesuai dengan perencanaan, selain itu pemimpin juga harus mampu bersikap tegas dan mengayomi.
Perbedaan karakter antar inividu
kenyataan yang harus dihadapi dalam kepanitiaan adalah adanya berbagai individu dengan karakter yang berbeda. Untuk itu perlu ditempatkannya kepentingan dan tujuan panitia diatas seluruh kepentingan sehingga tidak ada perang kepentingan. Selain itu perlu juga adanya proses saling menghargai yang membangun sehingga dalam bekerjasama bisa saling bahu-membahu.
Ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam kepanitiaan. Hal-hal ini memiliki pengaruh dalam meningkatkan kinerja kepanitiaan secara keseluruhan. Adapun hal-hal tersebut adalah :
Peran pemimpin/ ketua/ koordinator
Pemimpin harus mampu memotivasi anggota agar bekerja sesuai dengan perencanaan, selain itu pemimpin juga harus mampu bersikap tegas dan mengayomi.
Perbedaan karakter antar inividu
kenyataan yang harus dihadapi dalam kepanitiaan adalah adanya berbagai individu dengan karakter yang berbeda. Untuk itu perlu ditempatkannya kepentingan dan tujuan panitia diatas seluruh kepentingan sehingga tidak ada perang kepentingan. Selain itu perlu juga adanya proses saling menghargai yang membangun sehingga dalam bekerjasama bisa saling bahu-membahu.
Konflik merupakan dinamika kepanitiaan
dalam kepanitiaan pasti akan ada konflik atau pertentangan, baik itu ide, karakter dan lainnya. Untuk itu konflik harus dikendalikan sehingga tidak mengganggu kinerja.
Harus ada koordinasi
kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja, akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan. Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja. Berkenaan dengan hal itu pula, perlu dihindari terjadinya miss comunication.
Efektif dan efesien
setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. Hal ini dikarenakan waktu, dana, tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud.
dalam kepanitiaan pasti akan ada konflik atau pertentangan, baik itu ide, karakter dan lainnya. Untuk itu konflik harus dikendalikan sehingga tidak mengganggu kinerja.
Harus ada koordinasi
kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja, akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan. Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja. Berkenaan dengan hal itu pula, perlu dihindari terjadinya miss comunication.
Efektif dan efesien
setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. Hal ini dikarenakan waktu, dana, tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud.
Istilah-istilah dalam kepanitiaan :
Steering Comitee (SC): Panitia pengarah, yang merupakan panitia penggagas awal kegiatan. Yang berada dalam SC adalah orang-orang yang kompeten dengan kegiatan secara keseluruan. Seringkali salah satu SC masuk menjadi ketua panitia dan disebut ex- officio.
Job description : merupakan penjabaran tugas dari masing-masing peran dalam kepanitiaan, seperti ketua panitia, sekretaris, bendahara, koordinator seksi & anggota seksi. Dalam job description harus dijelaskan secara lengkap pembagian tugas sehingga tidak terjadi tumpang-tindih pekerjaan.
JukLak : merupakan petunjuk pelaksanaan sebelum diadakannya kegiatan. Juklak sering dibuat oleh seksi acara dan dikoordinasikan dengan seksi lainnya.
Time Schedule : merupakan perencanaan waktu dari persiapan hingga pada akhir pelaporan kegiatan berlangsung. Time Schedule disusun bersama-sama seluruh kepanitiaan, sehingga tidak ada tabrakan waktu. Time Schedule harus dilaksanakan, dan tidak ada “jam karet” dalam pelaksanaan Time Schedule. Peran koordinaor seksi & ketua panitia memperhatikan setiap anggota bekerja sesuai dengan Time Schedule.
Steering Comitee (SC): Panitia pengarah, yang merupakan panitia penggagas awal kegiatan. Yang berada dalam SC adalah orang-orang yang kompeten dengan kegiatan secara keseluruan. Seringkali salah satu SC masuk menjadi ketua panitia dan disebut ex- officio.
Job description : merupakan penjabaran tugas dari masing-masing peran dalam kepanitiaan, seperti ketua panitia, sekretaris, bendahara, koordinator seksi & anggota seksi. Dalam job description harus dijelaskan secara lengkap pembagian tugas sehingga tidak terjadi tumpang-tindih pekerjaan.
JukLak : merupakan petunjuk pelaksanaan sebelum diadakannya kegiatan. Juklak sering dibuat oleh seksi acara dan dikoordinasikan dengan seksi lainnya.
Time Schedule : merupakan perencanaan waktu dari persiapan hingga pada akhir pelaporan kegiatan berlangsung. Time Schedule disusun bersama-sama seluruh kepanitiaan, sehingga tidak ada tabrakan waktu. Time Schedule harus dilaksanakan, dan tidak ada “jam karet” dalam pelaksanaan Time Schedule. Peran koordinaor seksi & ketua panitia memperhatikan setiap anggota bekerja sesuai dengan Time Schedule.
Penutup
Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan, akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan. Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan, maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan, yakni tujuan dari kegiatan dimaksud.
Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan, akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan. Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan, maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan, yakni tujuan dari kegiatan dimaksud.
